"El Expediente Judicial Electrónico"

Como sabemos, la implementación del expediente electrónico en la justicia, implica revisar la infraestructura ya existente, la disposición, así como también la organización de los distintos Juzgados y Tribunales; la manera en que los éstos trabajan, partiendo de la atención al público - recepción de sus peticiones, hasta cuando el Juez emite su voluntad mediante un fallo.

Para manejar un mejor entendimiento de este tema tan importante en el sistema judicial mencionaré en primer lugar, el concepto de expediente. El expediente -propiamente dicho- no es más que una herramienta administrativa que utilizan los organismos de diferentes países, siendo el conjunto de documentos que corresponden a una determinada cuestión (proceso). Además, puede tratarse de la serie de procedimientos de carácter judicial o administrativo que mantiene un cierto orden. Pero bueno, la definición de expediente varía incluso según el país.

Entonces, ahora que manejamos el concepto de expediente, veamos lo que sugiere un expediente electrónico, claro está, en el ámbito de la Administración de la Justicia. Éste se define como un conjunto de información que se genera durante la tramitación de un expediente judicial. Así tenemos, la emitida desde la propia oficina judicial, como también la aportada por las partes durante el desarrollo de un proceso o la que se deriva de informes/aportaciones de peritos y otros profesionales en la materia.

Son muchas y amplias las ventajas que brinda el “expediente electrónico” a un Sistema Judicial. Así, como un ejemplo a tomar, tenemos los sistemas de información que se implementan en las oficinas judiciales, los cuales permiten que la información que se genera ya esté en formato electrónico en su totalidad, y se integre de manera natural en el “Expediente Judicial Electrónico”. Además claro, permite que los documentos aportados por las partes y los profesionales (peritos, médico legistas, etc.) al expediente puedan llegar a todas las oficinas judiciales, donde serán incorporadas a un Expediente Judicial Electrónico. Es el caso que se tratase de escritos de trámite, -como es el caso de documentos que dan origen a un nuevo asunto judicial- y de esta manera, permite se mantenga un “mejor y mayor” orden y conservación de tales expedientes, además de su “mejor y más” rápida ubicación, para su posterior revisión o consulta.

Entonces, tenemos que para beneficiarnos de todas estas ventajas va a ser necesario que la Administración de Justicia (léase Poder Judicial), busque y plantee que los litigantes, sus representantes y demás profesionales realicen la presentación de sus escritos en un formato electrónico, procurando las debidas garantías, de tal manera que los procesos a los que den lugar se tramiten íntegramente en formato electrónico. ¿Y con qué fin? Pues bien, todo ello para hacer más rápido y ordenado el seguimiento de los distintos procesos judiciales. Pero no basta con ello, puestos que para conseguirlo es necesario también, fomentar diversos métodos para la correcta actualización de los actores judiciales.

 “Los expedientes electrónicos se utilizarán sí o sí, ya no hay otra opción”, señaló el Presidente de la Corte Suprema de Justicia de la República del Perú, César San Martín, en su discurso durante el taller de modernización de la gestión institucional del Poder Judicial, realizado en la víspera en el Palacio de Justicia, ello en agosto de hace dos años.

Pues bien, como vemos, la necesidad de alcanzar una idónea asimilación de estos cambios en la Administración de Justicia, viene siendo marcada por los diferentes riesgos que van a estar inherentes a cualquier proceso de transformación. Siendo necesario diligenciar esta llamada “resistencia al cambio”, específicamente en aquellos colectivos que se encuentran poco familiarizados con los nuevos procesos y los sistemas a poner en práctica.

Va a ser necesario un nivel de compromiso suficiente como impulsor del proceso de cambio, y la oportuna comunicación de una visión global y compartida de aquellos promotores para vencer las dificultades del impacto organizativo y cultural que supone el hecho de trabajar con nuevos sistemas.

Porque finalmente, de lo que se está en busca es de un sistema mejor, comprendiendo que éste sea “más seguro, más eficiente y más económico” que el que se pretende reemplazar.

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